Accompagner l'organisation du projet et communiquer avec efficacité
EN BREF
Prendre conscience de l'importance des compétences organisationnelles et relationnelles dans l'exercice de son métier est capital au contract manager. Son rôle est transversal, il facilite la communication, anticipe et démine les situations conflictuelles.
Ce module relie la communication orale et écrite, et interrelationnelle aux méthodes de pilotage du projet, et aux risques associés. Du point de vue managerial, 80% des risques découlent de la maitrise des délais et les coûts et conséquences qui leur sont associées (en dehors de ceux liés à la sécurité). La gestion du planning est primordiale. Et sa maitrise ainsi que celle de la documentation alimentent l'exercice de preuve et de traçage des écrits du projet, au coeur des contentieux .
Ce module s'inscrit dans le cursus du Certificat Contract Manager. Tous les modules sont indissociables.
La première journée plonge dans le pilotage organisationnel du projet par le contrôle du planning. Puis une approche fondée sur la pratique aidera à rendre sa communication orale et écrite plus efficace.
OBJECTIFS
- ACQUERIR une vision d’ensemble des méthodes et outils de suivi sur les différentes étapes du cycle du contrat pour contrôler les variables (délais, coûts et facteurs de risques) du projet et le sécuriser,
- IDENTIFIER les clefs d'une communication efficace, à l’écrit et à l’oral et adapter sa communication à ses interlocuteurs,
- CERNER les approches et processus auprès des acteurs qui garantissent la traçabilité et la confidentialité des données
- RECONNAITRE les situations qui peuvent devenir difficiles, les prévenir et appréhender comment les gérer.
PROGRAMME DÉTAILLÉ ET HORAIRES
Communication écrite reliée aux activités du contract manager
Présentation du Module et tour de table
Présentation générale sur la communication écrite
Des questions essentielles à se poser. Qui ? A qui ? Pourquoi / pour quoi ? Comment ? Quand ?
Faut-il beaucoup écrire ? Réflexion partagée
Travail collaboratif avec les participants sur les outils qu’ils utilisent et leurs portées contractuelles
Techniques et conseils de communication écrite
Règles de base, application des questions essentielles
Courriers spéciaux type Mise en Demeure, Réserve à OS, Constats…
Cas des Courriels
Classement et conservation
Le cas particulier des demandes de réclamations
Organisation
Accès aux justificatifs / preuves
Fondements
Exercice pratique
Structurer l’archivage
Elément capital de traçage de l’historique de la vie du projet
Classement mails/ principes à suivre/ Qui archive quoi ?
Illustrations pour comprendre l’impact de défaillances d’archivages et l'enjeu de maitrise des données en cas de conflit.
Intégrer le BIM dans le suivi contractuel
Comment contractualiser la démarche ?
Quels livrables et comment les positionner par rapports
aux plannings, calendriers, jalons contractuels ?
FIN DE LA journée À 17h00
Organisation et pilotage - Le pilotage du risque appliqué
Gérer la dynamique des acteurs du projet dans une démarche proactive de prévention des risques
capacité de l’organisation à acquérir une culture du risque.
Assurer la remontée des informations clef à temps
Communiquer avec les autres parties du projet et prendre des actions de mitigation proactives
Anticiper les déviations aux termes et à l’équilibre contractuel pour prévenir les contentieux
Le management par le planning
L’architecture et le format des plannings d’un projet
Pause déjeuner de 12h00 à 13h30
Assimiler les logiques et enjeux des plannings
- Les risques planning
Quels sont les facteurs de risque récurrents dans les projets de construction ?
- L’évaluation et la communication du droit à délai
- Le planning mérité
- Les autres outils associés
- Cas pratique
FIN DE LA journée À 18h00
Comprendre les fondamentaux de la communication
Les principes fondamentaux
Les questions clefs à se poser avant toute communication
Identifier le bon interlocuteur
Clarifier les enjeux pour soi et son interlocuteur
Choisir le bon moment et le bon lieu
S'assurer de la pleine attention de l'autre
La clarté du discours
La voix, vecteur de crédibilité
Exercice de mise en situation sur la voix
3 outils clefs : L’écoute active, le questionnement, la reformulation
Exercices de mise en pratique
Adapter sa communication en fonction de son interlocuteur
Reconnaître ses canaux de communication préférentiels et prendre conscience des autres canaux de communication pour faire le meilleur choix en fonction du message.
Identifier les différents styles de communication- reconnaitre son style préférentiel et celui de son/ses interlocuteurs pour s’adapter.
Exercice de mise en situation
Pause déjeuner de 12h30 à 14h
Reconnaitre les situations qui peuvent devenir difficiles et les prévenir
Différencier les différentes étapes avant d’arriver au conflit
Identifier les réactions types face à des situations difficiles et les mécanismes défensifs chez soi et chez les autres.
Mise en situation pour comprendre les principaux réflexes qui découlent des situations de tension
Savoir valoriser les désaccords
S’entraîner à communiquer positivement : choix des mots
Comprendre les causes des comportements inefficaces
Gérer les conflits
Identifier les stratégies d’acteurs
Comprendre les jeux psychologiques
Distinguer faits et jugements
Distinguer fond et forme
Identifier les émotions chez soi et chez l’autre
Adopter une posture d’ouverture
Découvrir la méthode DESC pour gérer les conflits
Jeu de rôles à partir de situations professionnelles réelles
Tour de table et évaluation du Module.
FIN DE LA journée À 17h30
PRÉ-INSCRIPTION : Accompagner l'organisation du projet et communiquer avec efficacité